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关于《成都市住房保障档案管理暂行规定》的解读文本

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一、制定背景和过程

(一)制定的背景和目的
我市从2008年起开始大规模建设保障性住房,截至2013年,全市新开工建设各类保障性住房17.2万套,竣工并退出各类保障性住房9.0万套,入住12.6万人。住房保障事业快速发展的同时,形成了大批住房保障档案资料。随着住房保障覆盖面持续扩大,住房保障档案资料急剧增加,强化和规范住房保障档案管理任务十分艰巨。2011年11月,国家档案局已把住房保障相关档案列入民生类、国家基本专业档案目录,这是满足住房保障事业和人民群众基本需求必须建立的档案种类,是国家档案资源的重要组成部分。2012年11月6日,建设部发布《住房保障档案管理办法》,对住房保障档案管理工作提出了更高和更具体的要求。
目前,我市的住房保障档案管理工作还存在制度建设滞后、管理能力薄弱等问题,存在着住房保障档案管理工作与住房保障事业快速发展不相适应的问题。因此,必须高度重视住房保障档案管理工作,加快住房保障档案管理的制度建设,切实规范和提高住房保障档案管理水平。
(二)制定的依据和起草过程
《暂行规定》依据《中华人民共和国档案法》、《住房保障档案管理办法》文件精神,结合我市住房保障工作的实际,对我市住房保障档案的分类、实施主体、归档范围、纸质档案和电子档案的管理、鉴定销毁、查询利用等方面做出了具体规定。
文件在制定过程中,我办起草人员多次与局档案馆沟通对接,学习了解住房档案管理相关工作流程及规范,并多次召开市住保中心、市住储中心、市公管中心、局信息中心、局档案馆、局经营公司座谈会,征求制定及修改意见,不断修改和完善,最终形成此稿。
二、主要措施
(一)明确了我市住房保障档案的分类及管理主体
《暂行规定》第四条规定: 住房保障档案分为保障性住房房源档案、保障对象档案、住房保障配租配售管理档案及保障性住房使用管理档案四类。
《暂行规定》第五条规定:住房保障工作的具体实施部门负责其职能范围内的住房保障档案管理工作,包括对其在保障性住房房源筹集、保障对象资格管理、保障性住房配租配售管理、保障性住房使用管理等业务过程中产生的纸质档案进行收集、整理、保管,并将纸质档案进行数字化处理。
住房保障管理信息系统建设维护部门负责电子档案的保管及备份。
(二)明确了我市住房保障档案的归档范围
《暂行规定》关于住房保障档案的归档范围的确定,主要是对“保障性住房房源档案、保障对象档案、保障性住房配租配售管理档案及保障性住房使用管理档案”四类档案涉及的工作流程进行了细分,对在每个工作环节产生的材料进行梳理后,对具有保存价值的应该归入档案的材料做出了详细的规定。
第七条做了概述:保障性住房房源档案是指我市保障性住房在建设、配建或采购等方式筹集房源的过程中形成的档案资料。
(三)明确了我市住房保障档案的管理规范
《暂行规定》明确了我市住房保障档案分为纸质档案和电子档案两种形式进行保管。
第三章第十一条、第十二条确定了纸质档案“应当实行分类分阶段动态管理”的管理原则,包括收集接收、立卷、入库、保管等工作。
第四章对电子档案的管理载体、归档范围、编号原则、归集规则、保存原则等内容做出了具体规定。
(四)明确了我市住房保障档案的保管期限和销毁条件
《暂行规定》第十八条规定:住房保障纸质档案保管期限根据实际工作需要进行确定,住房保障电子档案保管期限为永久。
第十九条对保障档案的鉴定销毁流程做出了明确的规定。
(五)明确了我市住房保障档案的查询利用规则
1、住房保障档案查询利用的范围是:
保障对象提供有效身份证明文件可向住房保障档案管理机构申请查询与本人相关的住房保障对象档案、住房保障配租配售档案及住房保障使用档案。
2、住房保障档案查询利用的方式是:原则上均通过电子档案的方式进行,不对外提供原始档案的查询利用。
3、住房保障档案借阅归还应履行登记注销手续。
三、重要制度和主要内容
(一)建立住房保障档案管理制度
通过对住房保障档案管理制度的建立,对我市住房保障档案的分类、归档范围、档案管理、鉴定销毁、查询利用等方面工作提供法律依据和资源保障,从而有效规范我市住房保障档案管理工作,为政府相关决策提供重要的参考依据,还体现了住房保障工作信息公开、行政公开的基本原则。
(二)确定了住房保障档案的编号原则
1、明确了住房保障纸质档案编码应当按照“地区码+档案类别代码+按年份产生的流水号”的原则自动形成。
2、住房保障电子档案编号应和纸质档案编号一致,纸质档案间已建立了关联关系的,电子档案也应建立同样的关联关系。
(三)确定了电子档案的异地备份原则
1、住房保障电子档案应当按照规定要求每月进行一次备份并异地保存。
2、备份的数据应定期抽检,确保数据正常打开、数据信息完整和材料数量的准确。
(四)建立了档案借阅的登记注销制度
通过对档案借阅归还进行借阅人、借阅事由、借阅日期、归还日期、审核人、归还人等信息的登记,体现了住房保障信息公开,保证了住房保障档案的有效利用,健全了住房保障档案的管理制度。
该文件的解读机构为市住房委员会办公室,解读人为徐孝海,联系电话为028-86279552。

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